Lors d’une réunion avec l’un de nos prospects, une question m’a été posée avant qu’il ne prenne la décision d’acquérir et d’intégrer un progiciel de gestion de type ERP au sein de son entreprise. Cette interrogation a suscité mon étonnement, car pour beaucoup, la nécessité d’un ERP est évidente. En effet, l’ERP est devenu un standard pour toute entreprise désireuse de maîtriser et d’optimiser la gestion de ses activités. Cependant, cette question est légitime et surtout rationnelle.
Il est indéniable que les ERP sont devenus indispensables et constituent une pièce maîtresse dans la construction d’un système d’information capable de relever les défis de la performance dans des marchés de plus en plus concurrentiels. De nos jours, pour acquérir de nouveaux clients, les fidéliser et en tirer profit, une entreprise doit être capable d’exécuter sans erreur les processus via lesquels elle fournit ses produits et services. Souvent, ces processus impliquent plusieurs fonctions de l’entreprise.
Prenons l’exemple d’une commande de vente : elle naît dans le département commercial, puis nécessite l’approbation du service financier après validation du crédit du client et de sa solvabilité. Ensuite, elle nécessite une préparation de commande au niveau de l’entrepôt, suivie de plusieurs étapes de contrôle. Une fois facturée, la commande est livrée et les preuves de livraison et de paiement sont traitées en itinérance par les livreurs. Les bons de livraison et les factures sont comptabilisés automatiquement, et le processus de suivi des paiements est enclenché. Une fois les paiements reçus, ils sont envoyés à la banque et leurs encaissements sont pointés.
Dans ce seul processus de gestion de commande, trois départements collaborent pour satisfaire la demande du client, tout en respectant les règles de gestion, les intérêts de l’entreprise et sa sécurité financière.
Les données collectées lors du traitement de ces flux sont ensuite réutilisées pour mieux comprendre les habitudes d’achat du client, ses préférences de livraison et sa capacité de paiement. Cela permet à l’entreprise de lui adresser des offres commerciales pertinentes, de renforcer la relation client et d’optimiser son profit.
En amont, le processus d’approvisionnement débute par une demande d’achat et implique plusieurs flux exécutés dans différents départements de l’entreprise, tels que les achats, les finances et les stocks, à travers différentes étapes : demande d’achat, sélection du fournisseur, commande, réception et contrôle des marchandises, gestion des emplacements, encodage des factures fournisseurs, paiement, rapprochement bancaire et comptabilisation.
Encore une fois, l’historique des données de ces flux est précieux pour les futures opérations de réapprovisionnement. Cette activité est un levier d’économies considérables et sa performance est cruciale pour la compétitivité, notamment en termes de qualité et de prix des produits sur le marché.
La comptabilisation des opérations et des charges d’exploitation dans un même système de gestion permet un contrôle de gestion automatisé et facile à mettre en œuvre. Cela permet aux gestionnaires de se concentrer sur l’analyse des activités et de leurs performances plutôt que sur l’agrégation et la validation des informations.
De même, les informations recueillies lors des exercices précédents peuvent être exploitées dans des tableaux de bord décisionnels, outils indispensables au pilotage et à la prise de décision.
D’un point de vue organisationnel, la mise en œuvre d’un ERP dans une PME a un impact considérable sur la structuration de ses processus. Elle renforce la rigueur, impose le respect des procédures de gestion et unifie l’outil de travail de l’entreprise.
En conclusion, si la question de savoir pourquoi une PME a besoin d’un ERP est pertinente, étant donné tous les avantages qu’un tel outil peut apporter à une entreprise, se demander ce qui empêche d’envisager l’acquisition d’un progiciel de gestion intégré est tout aussi important.